Organiser la transmission des compétences et des savoirs en entreprise

La transmission des compétences, du savoir et des savoir-faire est un enjeu fort pour les entreprises. Départs des seniors, formation des intérimaires, tutorat des jeunes en apprentissage ou alternance, nouveaux embauchés, nouvelles technologies… Le transfert des connaissances est au cœur des préoccupations. Les départs imprévus de collaborateurs et les départs à la retraite peuvent entraîner des pertes de compétences stratégiques. La transmission de compétences est donc cruciale pour la performance et la pérennité de l’entreprise. Et c’est à elle d’assurer et de mettre en place cette politique.

Pourquoi organiser la transmission des compétences ?

Les connaissances acquises par les collaborateurs ayant des années d’expérience et suivi des formations tout au long de leur carrière sont une richesse qui n’a pas de prix. Ces compétences sont essentielles lors de la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise. Dans un monde de plus en plus concurrentiel, les entreprises qui ont compris que l’expérience salariée était un moteur de croissance adoptent un management reposant sur l’intelligence collective. Ce type de management valorise le transfert de compétences et des savoirs dans sa gestion des ressources humaines, car le partage des connaissances entre générations est le gage d’une amélioration constante de la performance de l’entreprise. De plus, une montée en compétences permanente des employés peut diminuer le turn-over. En effet, acquérir de nouvelles compétences est un facteur de motivation pour les salariés.

Comment organiser la transmission des compétences entre collaborateurs ?

C’est l’objet du knowledge management (management des connaissances), qui est le processus de documentation et de gestion de la connaissance. Plusieurs étapes sont nécessaires pour mettre en place le transfert de connaissances : Étape 1. Dresser un état des lieux et identifier les compétences concernées et les détenteurs de ces connaissances. Il s’agit de sélectionner et de prioriser celles qui feront l’objet du plan de transmission. Étape 2. Identifier les destinataires du transfert de compétences. L’entreprise doit désigner les collaborateurs qui gagneraient à enrichir leurs compétences : nouvelles recrues, jeunes en alternance, en intérim, etc. Étape 3. Identifier et anticiper les moments clefs pour assurer le transfert des compétences entre seniors et juniors. Ces moments clefs sont généralement le départ à la retraite des plus anciens et l’arrivée de nouveaux collaborateurs. Étape 4. Choisir les outils et méthodes à mettre en place pour organiser la transmission des connaissances. Pour accompagner les juniors, de nombreuses entreprises misent sur le tutorat et le mentorat, ainsi que l’alternance. Les tuteurs sont généralement des seniors ayant été formés à la pédagogie et capables de transmettre leur expertise technique. Lorsque la relation n’est pas juridiquement encadrée par l’alternance, on parle de mentorat ou de parrainage. Certains grands groupes, comme Technip, fonctionnement de manière informelle, par projets, en constituant simplement des équipes de travail mixtes, composées de juniors et de seniors. D’autres entreprises, telles EDF, établissent des plans d’action sur plusieurs années, avec une méthodologie spécifique. Enfin, d’autres encore, comme Airbus, sont dotées d’un véritable dispositif interne dédié au transfert de compétences entre générations (programme de formations, compagnonnage…).

Comment réussir sa transmission de compétences ?

La transmission de connaissances est un processus qui demande du temps, et ne s’improvise pas. Voici quelques clefs pour un transfert de savoirs réussi : 1- S’assurer que le détenteur de compétences est volontaire pour transmettre son expertise, et vérifier que le récepteur est enclin à la recevoir et à se former. Il est recommandé de faire en sorte que le partage de savoirs s’effectue dans les deux sens, et pas seulement du senior vers le junior. Le senior fait bénéficier le jeune de son expérience mais ce dernier peut avoir des connaissances technologiques à lui transmettre ou lui enseigner un mode de travail ou de fonctionnement différent. On appelle ce dispositif gagnant-gagnant le reverse mentoring. Il a pour avantage de créer une véritable relation entre générations, parfois dès l’arrivée dans l’entreprise de nouvelles recrues. 2- Encadrer le transfert des connaissances avec un dispositif méthodologique clair et précis. 3- Planifier, coordonner, encadrer, et avoir un outil de suivi de la transmission de savoirs. 4- Former si nécessaire le détenteur de compétences à la transmission de son savoir. 5- Informer les parties prenantes sur la réorganisation induite par le transfert de compétences. Une nouvelle organisation du temps de travail est souvent nécessaire pour permettre aux seniors d’enseigner dans les centres de formation interne ou d’animer les outils collaboratifs visant à partager leur expertise (intranet, réseaux sociaux d’entreprise, forums, partages d’écran, de fichiers, etc.). Des consultants en knowledge management ou en ressources humaines peuvent accompagner les entreprises dans ce processus clef pour une stratégie de performance au long terme. Organiser la transmission des savoirs, c’est valoriser le capital humain de l’entreprise et conserver sa valeur ajoutée.