Le départ en retraite d’un collaborateur possédant des compétences clés, voire exclusives pour l’entreprise, peut occasionner de nombreuses difficultés lors de la passation de service. En effet, les collaborateurs expérimentés ont acquis des compétences implicites telles que l’expertise technique, la connaissance d’un logiciel, la connaissance de la stratégie de l’entreprise, des produits et des interlocuteurs internes. Il est estimé que 70% des compétences sont implicites, c’est-à-dire invisibles et difficilement explicables.
Développée depuis 2011, La méthode TFC®️ a accompagné des entreprises de tous secteurs d’activité et de toutes tailles pour garantir la transmission des compétences dans le cadre du départ d’un collaborateur. La première étape, le diagnostic de transmission, permet au Dirigeant et/ou au DRH de définir la bonne stratégie et la bonne organisation de la transition entre le sachant et l’apprenant, garantissant ainsi une passation de service réussie.
La méthode TFC®️ pour « Transmission et Formalisation des Compétences » s’avère donc indispensable pour éviter le vide laissé par le départ en retraite d’un collaborateur clé et un coût difficile à chiffrer pour l’entreprise. Les bénéfices sont nombreux : valorisation et implication du collaborateur partant en retraite, facilitation de la prise de fonction du nouveau collaborateur interne ou externe, gain de temps dans la transmission, et une passation de poste fluide.
En cas de transmission non formalisée, seules 30 % des compétences sont préservées lors d’une passation de poste.
La transmission, ou transfert des compétences sont une méthodologie structurée de partage, de sauvegarde et d’apprentissage en situation de travail. Elle s’inscrit dans une dynamique de transmission entre un sachant et un ou des apprenants. Cette transmission permet de transférer des compétences dites clés, identifiées par le conseiller en transmission, de formaliser les compétences et de faire émerger de nouvelles pratiques de travail.
En cas de transmission non formalisée, il est estimé que seules 30 % des compétences (connaissances, savoir-faire, savoir-être) sont transmises. Le risque est de perdre des compétences, du temps et d’engendrer des dysfonctionnements durables.
Charlotte DESIAGE, Head of Human Resources Fluid Solutions Northen Europe du groupe WATTS, témoigne :
« En tant que DRH, j’étais confrontée à une pyramide des âges très déséquilibrée avec des salariés cumulant une très forte ancienneté, souvent détenteurs exclusifs d’une compétence, et l’absence de formalisation des process, modes opératoires etc. 25% des effectifs devant partir à la retraite d’ici 5 ans, il était important d’organiser la formalisation et le transfert des compétences clés. Isabelle est intervenue dans le cadre de la TFC®️ (transmission et Formalisation des compétences) d’un ex-cadre dirigeant, multi- casquette. Nous ayant annoncé son départ soudain à la retraite, Isabelle est intervenue dans un contexte d’urgence avec réactivité et flexibilité. Elle a réussi à créer la confiance avec ce salarié au caractère compliqué et à identifier les personnes co- sachantes et potentiels apprenants. La mission a été réalisée avec succès et le départ de cette personne clé n’a pas été ressenti par l’organisation. Cette mission pilote a été un grand succès et la démarche se poursuit. Un grand merci à Isabelle pour sa réactivité, sa capacité à s’adapter tant aux personnes qu’aux contraintes, son professionnalisme dans la démarche, sa discrétion et son suivi remarquable. »
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Les difficultés engendrées par une passation de poste classique et imparfaite sont :
- Un impact fort sur la productivité et la performance
- Des savoir-faire ou connaissances non transmis
- Une altération de la proposition de valeur aux clients
- Des pertes de marchés
- Des retards dans un projet voire un échec
- Une démotivation des autres salariés
- Un échec de recrutement ou une intégration difficile d’un nouveau collaborateur
- Des missions qui ne sont plus faites ou qui prennent plus de temps
Méthodologie de la Transmission et Formalisation des compétences
La méthode TFC®️ assure une passation de service réussie grâce à la préservation des compétences. Elle est constituée de 5 étapes dissociables, chacune ayant un rôle spécifique pour garantir une transmission efficace et pérenne des compétences :
Diagnostic de transmission : Cette étape consiste à évaluer les impacts et les enjeux de la transmission pour l’entreprise et les collaborateurs. Elle permet d’identifier les compétences critiques à transmettre et à sauvegarder.
Construction des scénarios de transmission : Il s’agit de déterminer comment transmettre les compétences de manière à s’assurer de leur acquisition. Cette étape inclut la structuration et l’organisation de la transmission, ainsi que la sélection des méthodes pédagogiques et des outils à utiliser.
Formalisation des outils opérationnels de sauvegarde : Cette phase vise à formaliser les compétences implicites pour garantir leur sauvegarde. Un plan d’action de formalisation est déployé et une dynamique de transmission est instaurée entre les acteurs.
Supervision de la transmission : Cette étape assure le bon déroulement de la transmission et de la formalisation. Des ajustements sont effectués si nécessaire pour garantir l’acquisition et la sauvegarde des compétences.
Évaluation du bilan de la transmission : Enfin, cette étape consiste à évaluer les indicateurs de satisfaction et les KPIs. Elle permet de mesurer les compétences acquises et de capitaliser sur les bonnes pratiques.
La transmission des compétences s’ avère donc être un enjeu crucial pour les entreprises confrontées notamment à des départs en retraite sur des postes clés voire stratégiques. Notre approche est toute aussi efficace dans le cas d’une mobilité interne ou de la cession d’une entreprise.
Nous vous accompagnons et rassurons les entreprises dans cette période déterminante du passage de relais entre un collaborateur partant à la retraite et un collaborateur le remplaçant grâce à une méthode éprouvée. Vous renforcerez ainsi la culture de votre entreprise, vous valoriserez le collaborateur partant et assurerez une arrivée en poste dans des conditions idéales à votre nouveau collaborateur.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour une consultation sur la transmission des compétences et sécurisez l’avenir de votre entreprise.
